中国石油大学(华东)会议室使用管理规定
发布时间:2011-06-01  作者:  浏览次数:

中国石油大学(华东)会议室使用管理规定

(暂行)

为了进一步提高学校会议室的使用效率,保证各类会议室规范有序地运行,促进学校各项工作的顺利开展,特制定本管理规定。

第一条  会议室范围界定

1.青岛校区的17个会议室,分别是:办公楼的第一会议室(1720)、第二会议室(1620)、第三会议室(0920)、第四会议室(0918)、第五会议室(0921)、第六会议室(0919)、接待室(1520)、接待室(1618)、接待室(1718),逸夫会议中心的会议室、报告厅、礼堂、接待室(一层、二层),工科实验楼B座和C座会议室(735761),讲堂群西环301会议室。

2.东营校区的5个会议室,分别是:第一会议室、第二会议室、党委会议室、视频会议室和多媒体会议室。

第二条  会议室管理办法

1.两校区会议室由学校办公室统一管理和调度。

2.会议室是召开各类工作会议和开展学术活动的场所,不得挪作他用。

3.会议室使用遵循先紧急性会议后一般性会议的原则,优先满足全局性会议使用。在安排中若有冲突,原则上按申请联系时间先后顺序确定。

4.会议室内设备的日常技术维护,由学校办公室委托专业人员实行有偿使用,非工作人员不得擅自调试。

5.凡进入会议室的人员应自觉遵守会议室管理规定,爱护会议室内设备,禁止随意刻画、张贴、涂写;禁止挪动用室内设备,改变室内格局;禁止在会议室内吸烟;保持室内卫生,不得乱扔杂物。

6.会议室一般在会前20分钟开放,若需提前开放或调试设备、布置会场等请提前说明。只能在指定位置张贴横幅, 摆放会务用品,不可破坏墙面和相关设备。

7.会务工作及会场布置,学校办公室可提供相关咨询和服务,所产生费用由会议承办单位负担。

8.按照“谁使用谁负责”的原则,会议承办单位需派专人负责协调、管理会议相关事宜。

9.会议结束后,使用单位应及时通知物业管理人员,一起核对检查清理会议室内各类设备,无误后方可离开会场。如损坏丢失物品,由使用单位负责赔偿。

第三条  会议室借用程序

1.各单位借用会议室须提前13天向学校办公室预约,并办理相关借用手续。

2.借用单位需填写“会议室使用申请表”或“会议室使用通知单”,凭“会议室使用通知单”与会议室相关管理人员联系。

3.手续办理地点及联系方式:东营校区东配楼二层学校值班室,联系电话054683922418392205。青岛校区办公楼东门一层学校值班室,联系电话05328698127986981251;基础实验楼D106房间物业值班室,联系电话05328698173586981720

4.超过100人的大型会议,须提前到公安处备案,落实治安、消防等突发事件的安全措施。

第四条  本规定由学校办公室负责解释

 

附件:会议室使用申请表及收费标准

附件:会议室使用申请表及收费标准..doc   
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